Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali e Swavo, contattabile a admin@swavo.ai. Per esercitare i tuoi diritti previsti dal GDPR (art. 15-22) puoi scrivere allo stesso indirizzo o usare gli strumenti self-service nella pagina Impostazioni → Privacy e dati del portale.

2. Dati che raccogliamo

Quando crei un account o utilizzi la piattaforma, trattiamo le seguenti categorie di dati:

• Dati account: nome, email, nome azienda, password (hash bcrypt)
• Dati operativi: clienti, appuntamenti, ticket, conversazioni inserite da te
• Dati tecnici: indirizzo IP, browser, log di accesso, eventi di utilizzo
• Dati vocali (solo piani con voce): trascrizioni e metadati delle chiamate
• Dati Google (se accedi con Google): email, nome, foto profilo, scope minimi

3. Finalita e basi giuridiche

• Erogazione del servizio (art. 6.1.b GDPR): autenticazione, gestione del workspace.
• Sicurezza e antifrode (art. 6.1.f): log di accesso, antispam, rate limiting.
• Adempimenti fiscali (art. 6.1.c): conservazione di fatture e documentazione.
• Comunicazioni di servizio (art. 6.1.b): email transazionali (conferma, reset password).
• Comunicazioni commerciali (art. 6.1.a): newsletter. Consenso esplicito separato e revocabile.

4. Tempi di conservazione

• Dati account e operativi: per la durata del contratto, esportabili in qualsiasi momento. Alla richiesta di cancellazione si apre un periodo di ripensamento di 25 giorni, durante il quale puoi revocare la richiesta dal portale; alla scadenza la cancellazione e definitiva e irreversibile.
• Documentazione fiscale e contabile (fatture, pagamenti, abbonamenti): 10 anni, come previsto dalla normativa italiana (art. 2220 c.c.) — e l’eccezione di legge al diritto all’oblio (art. 17(3)(b) GDPR). Questi dati vengono scollegati dal resto del profilo.
• Log di sicurezza e audit: 24 mesi in forma pseudonimizzata (indirizzo IP e browser vengono rimossi al momento della cancellazione dell’account), a tutela della sicurezza e per la difesa di eventuali diritti in giudizio (art. 17(3)(e) GDPR).
• Registrazioni vocali: 30 giorni · Trascrizioni delle chiamate: 90 giorni dal termine della chiamata (salvo diversa configurazione richiesta dal cliente titolare).
• Numeri in lista “non contattare”: conservati nella sola forma del numero di telefono, per garantire che l’opposizione al contatto venga rispettata.
• Copie di backup: i backup cifrati del database vengono sovrascritti automaticamente entro la finestra tecnica di backup successiva alla cancellazione; in caso di ripristino di un backup, le cancellazioni gia eseguite vengono ri-applicate dal nostro registro interno.

5. Destinatari e trasferimenti

I dati sono conservati su infrastruttura europea (Supabase EU, Hetzner Germania). Per alcune funzionalità AI utilizziamo provider esterni (OpenAI, Anthropic, Deepgram, ElevenLabs) — i dati inviati sono limitati al contesto della specifica richiesta e non sono usati per training. In particolare, il contenuto audio delle chiamate gestite dall'assistente vocale è trasmesso al fornitore del servizio di trascrizione (Deepgram), il cui trattamento avviene anche al di fuori dello Spazio economico europeo, sulla base di Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione UE. Gli altri trasferimenti extra-UE avvengono sulla base della certificazione EU-US Data Privacy Framework o di Standard Contractual Clauses; fornitore per fornitore, paese e base giuridica sono indicati nell'elenco sub-processor qui sotto.

Lista completa dei sub-processor (con sede legale, ubicazione dati e base giuridica): /subprocessors. Per i clienti che agiscono come Titolare del trattamento è disponibile il Data Processing Agreement (Art. 28 GDPR).

6. I tuoi diritti (GDPR art. 15-22)

• Accesso ai tuoi dati e copia in formato portabile
• Rettifica di dati inesatti
• Cancellazione (diritto all’oblio), salvo obblighi legali
• Limitazione del trattamento
• Opposizione al trattamento basato su legittimo interesse
• Portabilita in formato strutturato (JSON/CSV)
• Reclamo al Garante Privacy (www.garanteprivacy.it)

La cancellazione dell’account e self-service: Impostazioni → Privacy e dati → Cancella account. L’esecuzione avviene alla scadenza del periodo di ripensamento di 25 giorni; fino ad allora puoi revocare la richiesta dalla stessa pagina. Dell’avvenuta cancellazione conserviamo un registro privo di dati personali (data, categorie di dati cancellate/conservate e relativa base giuridica), come prova di adempimento.

7. Cookie

Utilizziamo cookie tecnici essenziali al funzionamento (sessione, preferenze) e, previo consenso esplicito tramite banner, cookie di analytics (anonimi) per misurare le performance del portale. Nessun cookie di profilazione pubblicitaria o tracker di terze parti. Dettaglio completo: /cookie-policy. Gestisci preferenze cookie.

8. Modifiche

Possiamo aggiornare questa Privacy Policy per riflettere modifiche legali o di servizio. Le modifiche significative saranno comunicate via email almeno 30 giorni prima dell’entrata in vigore.

9. Contatti

Per domande: admin@swavo.ai